Roomky

**Roomky: Una Plataforma Todo-en-Uno de Inteligencia Artificial para la Gestión de Espacios de Trabajo y Bienestar Corporativo**

**1. ¿Qué es Roomky y para qué sirve?**

Roomky es una solución de Inteligencia Artificial (IA) especializada en la optimización de espacios de trabajo, diseñada para transformar la forma en que las empresas gestionan sus oficinas, salas de reuniones y entornos laborales. Se posiciona como una herramienta SaaS (Software as a Service) que integra análisis de datos, automatización y recomendaciones basadas en IA para mejorar la productividad, el bienestar de los empleados y la eficiencia en la utilización de recursos. A diferencia de las plataformas tradicionales de *space management* que se enfocan solo en reservas o tracking físico, Roomky adoptan un enfoque centrado en la experiencia humana, utilizando sensores, algoritmos predictivos y *smart analytics* para ofrecer insights accionables y personalizados.

Esta plataforma no solo ayuda a evitar el desperdicio de espacio (un problema común en empresas con oficinas subutilizadas o mal distribuidas), sino que también promueve un ambiente laboral más colaborativo, saludable y adaptado a las necesidades individuales y colectivas de los equipos. Su tecnología avanzada, que incluye machine learning y procesamiento de lenguaje natural (NLP), permite analizar patrones de uso, preferencias de los empleados y datos ambientales (como iluminación, temperatura o calidad del aire) para sugerir mejoras dinámicas en tiempo real.

Roomky es especialmente relevante en el contexto de la flexibilidad laboral post-pandemia, donde las empresas buscan equilibrar la presencia física en la oficina con el trabajo remoto, optimizando los espacios para que sean atractivos, funcionales y sostenibles. Además, su enfoque en el bienestar corporativo la diferencia de soluciones más básicas, alineándose con las tendencias de empresas centradas en el ser humano (human-centric workplaces) y la búsqueda de entornos que fomenten la creatividad, la salud mental y la eficiencia.

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**2. Problema que resuelve**

El principal desafío al que Roomky se enfrenta es la gestión ineficiente de espacios de trabajo, un problema que afecta tanto a grandes corporaciones como a pymes con oficinas físicas. Según estudios de la consultora JLL (Jones Lang LaSalle), hasta el 50% de los espacios corporativos pueden estar subutilizados, lo que genera costos innecesarios en alquileres, servicios y mantenimiento. La pandemia aceleró esta situación, ya que muchas empresas redujeron su espacio físico al adoptar modelos híbridos, pero sin una estrategia clara para optimizar la ocupación ni garantizar experiencias positivas para los empleados que regresan.

Roomky aborda estos retos desde múltiples dimensiones:

- Desperdicio de espacio: Ayuda a identificar salas y áreas que no se usan con frecuencia para redistribuirlas, reducir costos o incluso reestructurar la oficina. - Falta de flexibilidad: En entornos tradicionales, los empleados suelen reservar espacios sin considerar la disponibilidad real o las necesidades de otros equipos, lo que lleva a conflictos y bajo uso. Roomky implementa sistemas de reserva dinámica y recomienda espacios en función de la demanda real. - Bienestar y salud laboral: Un mal espacio puede afectar la concentración, el estrés y la productividad. La herramienta monitorea factores ambientales (como contaminación acústica, iluminación o temperatura) y sugiere ajustes para mejorar el confort. - Retorno a la oficina híbrida: Muchas empresas ahora operan bajo modelos de 2-3 días en oficina, pero sin datos precisos sobre quién está presente y cuándo, lo que dificulta la planificación. Roomky predice la ocupación y ajusta los espacios en consecuencia, evitando que la oficina se sienta vacía o saturada. - Falta de personalización: Los espacios de trabajo suelen ser genéricos, sin adaptarse a las preferencias individuales (ej.: empleados introvertidos vs. extrovertidos, horarios de mayor productividad). Roomky recolecta datos sobre hábitos y preferencias para sugerir configuraciones ideales. - Pérdida de productividad: La falta de colaboración o la asignación inadecuada de espacios puede reducir la efectividad de los equipos. La plataforma analiza patrones de trabajo y optimiza la distribución para maximizar la interacción positiva y minimizar las distracciones. - Sostenibilidad: Oficinas con baja ocupación significan mayor consumo energético por metro cuadrado. Roomky fomenta el uso eficiente de recursos mediante insights que reducen el desperdicio de luz, aire acondicionado y otros servicios.

En resumen, Roomky resuelve un problema multidimensional que combina costos operativos, experiencia del empleado y eficiencia organizacional, ofreciendo una solución que va más allá de la simple gestión de reservas para crear espacios inteligentes y adaptativos.

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**3. Funcionalidades principales**

**Gestión inteligente de espacios con IA predictiva**

Roomky no se limita a mostrar qué salas están disponibles en un momento dado, sino que utiliza algoritmos de machine learning para anticipar cuándo y cómo se necesitarán los espacios. Por ejemplo, puede identificar que un equipo siempre usa una sala los martes por la tarde y sugerir reservarla automáticamente para esas horas, o detectar que una zona cercana a las áreas de descanso suele ser poco productiva y recomendar ajustes en el diseño. Además, integra calendarios corporativos y datos de ocupación para evitar solapamientos y maximizar la utilización de cada área.

**Monitoreo ambiental en tiempo real y recomendaciones de bienestar**

Una de las innovaciones más destacadas de Roomky es su capacidad para analizar datos ambientales mediante sensores IoT (Internet de las Cosas) o APIs de sistemas existentes. Puede medir factores como niveles de ruido, iluminación, humedad y calidad del aire, comparándolos con estándares óptimos para el trabajo. Si detecta que una sala tiene demasiado ruido durante una reunión, puede recomendar a los usuarios mudarse a otra más tranquila o sugerir al equipo administrativo mejorar los materiales de aislamiento acústico. También puede alertar sobre espacios con mala ventilación o luz insuficiente, vinculando estos datos con métricas de productividad (ej.: tiempo de presencia en ese espacio, feedback de los empleados).

**Personalización de la experiencia laboral**

Roomky recopila datos sobre preferencias individuales (ej.: horarios, tipos de espacios que prefieren, niveles de ruido ideales) a través de cuestionarios, apps móviles o incluso análisis de comportamiento (como tiempo de uso en diferentes zonas). Con esta información, genera perfiles de usuario que permiten recomendarles espacios personalizados. Por ejemplo: - Un desarrollador que trabaja mejor en silencio recibirá sugerencias de salas con aislamiento acústico en sus horarios de mayor enfoque. - Un equipo de ventas que necesita interacción constante será guiado hacia áreas de colaboración o salas con alta ocupación en momentos clave. - Empleados con preferencia por el trabajo en pie podrán reservar estaciones de *standing desk* si están disponibles.

Esto no solo mejora la satisfacción, sino que también reduce el estrés por falta de opciones y aumenta la retención de talento.

**Feedback y aprendizaje continuo**

La herramienta incorpora sistemas de feedback donde los empleados pueden calificar su experiencia en cada espacio (ej.: "Esta sala es muy ruidosa para mi tipo de trabajo"). Estos datos se procesan con IA para ajustar recomendaciones futuras y mejorar la precisión del algoritmo. Roomky también puede detectar tendencias negativas (ej.: un área con baja productividad) y proponer cambios estructurales o de diseño.

**Integración con otras plataformas empresariales**

Para garantizar que la gestión de espacios no sea un silo de datos, Roomky se integra con herramientas como Microsoft Teams, Google Calendar, Slack, Salesforce o incluso sistemas de climatización y seguridad. Esto permite: - Vincular reservas con reuniones programadas en calendarios corporativos. - Notificar a los empleados sobre cambios en disponibilidad mediante mensajes en Slack o Teams. - Automatizar la activación de sistemas (ej.: encender luces o ajustar temperatura) cuando una sala es reservada. - Cruzar datos de ocupación con informes de productividad (ej.: si un equipo pasa más tiempo en un espacio, ¿su rendimiento mejora o empeora?).

**Optimización para modelos de trabajo híbrido**

Roomky es especialmente útil en empresas con estrategias híbridas, donde no todos los empleados están físicamente presentes cada día. La plataforma puede: - Predecir cuántos empleados estarán en la oficina en función de datos históricos, clima (ej.: días lluviosos suelen aumentar la asistencia) o eventos corporativos. - Ajustar la ocupación de espacios para evitar áreas vacías o sobrepobladas (ej.: cerrar zonas no esenciales si pocos empleados están en la oficina). - Sugerir días de "oficina obligatoria" basados en datos de colaboración y productividad, incentivando el regreso sin perder eficiencia.

**Reportes y dashboards analíticos**

Roomky genera informes detallados sobre el uso de espacios, costos asociados y ROI (Retorno de Inversión). Los administradores pueden ver: - Gráficos de ocupación por día, semana o mes. - Áreas con mayor y menor utilización, lo que ayuda a tomar decisiones sobre redistribución o expansión. - Impacto del bienestar ambiental en la productividad (ej.: "Las salas con más de 60 dB de ruido tienen un 20% menos de tiempo de concentración"). - Comparativas antes/después de implementar cambios sugeridos por la IA.

Estos datos son útiles para presentar informes a la dirección y justificar decisiones sobre reestructuración, inversión en ergonomía o reducción de espacios.

**Soporte para espacios colaborativos y coworking**

Roomky no solo se enfoca en oficinas corporativas, sino también en centros de coworking, universidades y espacios compartidos. Puede: - Gestionar la reserva de escritorios y salas en entornos con alta rotación de usuarios. - Sugerir áreas ideales para eventos (ej.: talleres, networking) en función de la demanda. - Optimizar la facturación en espacios de coworking, cobrando por uso real en lugar de por membresías fijas.

**Automatización de tareas administrativas**

Para liberar a los equipos de RRHH y facilities management de procesos manuales, Roomky automatiza: - Reservas recurrentes (ej.: salas de entrenamiento, áreas de descanso). - Notificaciones de disponibilidad (sin necesidad de que los empleados busquen manualmente). - Ajustes de mantenimiento (ej.: enviar técnicos solo a zonas que requieren reparación frecuente). - Políticas de uso (ej.: limitar reservas en áreas premium a ciertos departamentos).

**Enfoque en sostenibilidad y costos**

Roomky ayuda a las empresas a medir su huella ambiental en términos de espacio y energía, proporcionando métricas como: - Reducción de costos por metro cuadrado al evitar espacios ociosos. - Ahorro en servicios (luz, agua, climatización) al optimizar el uso. - Certificaciones verdes (ej.: LEED) al demostrar un uso más eficiente de recursos.

Algunas empresas incluso lo vinculan con bonos de sostenibilidad para incentivar prácticas ecoamigables.

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**4. Casos de uso reales**

**Empresas con modelos híbridos (ej.: IBM, Microsoft, Salesforce)**

Muchas corporaciones que adoptaron el trabajo híbrido enfrentaron el problema de oficinas semi-vacías o mal utilizadas. Roomky les permitió: - Redistribuir áreas que antes eran exclusivas para reuniones presenciales hacia zonas de colaboración flexibles. - Implementar "días inteligentes" en la oficina, donde solo se abren las áreas necesarias según la ocupación prevista. - Medir el impacto del regreso a la oficina en la productividad, comparando datos con períodos pre-pandemia.

Ejemplo:

Una multinacional usó Roomky para detectar que el 30% de sus salas de conferencias estaban subutilizadas. Tras reasignarlas a proyectos colaborativos o cerrarlas, logró reducir un 15% los costos de mantenimiento sin afectar la experiencia de los empleados.

**Startups y pymes con espacios limitados (ej.: empresas en coworking o oficinas pequeñas)**

Para negocios con presupuestos ajustados, Roomky ayuda a: - Maximizar el uso de cada escritorio o sala, evitando desperdicios. - Evitar conflictos por reservas solapadas en espacios compartidos. - Personalizar la experiencia para empleados remotos que visitan la oficina ocasionalmente.

Ejemplo:

Una startup con solo 20 empleados en una oficina de 50 m² usó Roomky para asignar horarios de silencio a sus desarrolladores y áreas de brainstorming a los equipos de marketing. Esto mejoró su satisfacción laboral y su tasa de retención en un 25%.

**Universidades y centros educativos (ej.: Harvard, Stanford)**

Las instituciones académicas pueden aprovechar Roomky para: - Gestionar aulas y laboratorios con alta demanda, evitando que estudiantes reserven espacios innecesariamente. - Optimizar el uso de bibliotecas y salas de estudio en horarios pico. - Mejorar el bienestar de profesores y alumnos mediante ajustes en iluminación y ventilación.

Ejemplo:

Una universidad aplicó Roomky en sus facilities y descubrió que ciertas aulas tenían niveles de ruido elevados durante las clases, lo que afectaba la concentración. Con recomendaciones de la IA, ajustaron los horarios de limpieza y rediseñaron el mobiliario para reducir el eco.

**Gobiernos y administración pública (ej.: ministerios, ayuntamientos)**

Sector con alta burocracia y espacios estáticos, donde Roomky puede: - Auditar el uso de oficinas en edificios públicos para identificar áreas innecesarias. - Promover espacios colaborativos en lugar de cubículos individuales. - Reducir costos de energía en grandes recintos con baja ocupación.

Ejemplo:

Un ministerio de transporte usó Roomky para analizar el uso de sus oficinas centrales y descubrió que el 40% de los espacios estaban vacíos. Tras implementar un modelo híbrido y redistribuir áreas, ahorró más de $200,000 anuales en alquiler y servicios.

**Empresas de retail y logística (ej.: Amazon, Walmart)**

Aunque su enfoque principal es corporativo, Roomky puede adaptarse a espacios de retail para: - Gestionar áreas de descanso para empleados en turnos largos. - Optimizar espacios de entrenamiento para personal de almacenes. - Analizar zonas de alto tráfico (ej.: baños, comedores) para mejorar la ergonomía.

Ejemplo:

Una cadena de supermercados usó Roomky para asignar horarios de silencio en sus oficinas centrales durante las entregas logísticas, mejorando la productividad del equipo administrativo.

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**5. Público objetivo**

Roomky está diseñado para tres tipos de usuarios principales, cada uno con necesidades distintas:

**A. Empresas y corporaciones con oficinas físicas**

- Grandes corporaciones (50+ empleados) que buscan reducción de costos y optimización de espacios. - Multinacionales con modelos híbridos que necesitan datos para tomar decisiones sobre el regreso a la oficina. - Empresas con culturas colaborativas (ej.: agencias de marketing, consultorías) que quieren mejorar la interacción entre equipos. - Sector financiero y legal, donde la productividad y el bienestar son críticos para la retención de talento.

Perfil:

Equipos de Facilities Management, RRHH y Operations que buscan herramientas con alta precisión analítica y capacidad de integración con otros sistemas.

**B. Pymes y startups con espacios limitados**

- Empresas en crecimiento que necesitan escalar su espacio sin desperdiciar recursos. - Startups en coworkings que quieren competir en productividad con espacios más grandes. - Negocios remotos que ocasionalmente usan oficinas y necesitan optimizar su tiempo en ellas.

Perfil:

Dueños o responsables de operaciones que no tienen grandes presupuestos pero sí quieren maximizar el uso de su infraestructura.

**C. Instituciones educativas y espacios públicos**

- Universidades y colegios que buscan eficiencia en el uso de aulas y laboratorios. - Centros de investigación con equipos que trabajan en horarios rotativos. - Gobiernos y agencias públicas que necesitan auditar espacios para reducir gastos.

Perfil:

Administradores de facilities, equipos de mantenimiento o directores de infraestructura que priorizan el bienestar de los usuarios y la optimización de recursos.

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**6. Ventajas y desventajas**

**Ventajas de Roomky**

✅ Optimización real de costos: A diferencia de herramientas tradicionales que solo muestran disponibilidad, Roomky analiza datos históricos y predictivos para reducir el desperdicio de espacio, generando ahorros tangibles.

✅ Enfoque en bienestar laboral: No es solo una solución de *space management*, sino una plataforma human-centric que mejora la experiencia de los empleados con recomendaciones personalizadas y monitoreo ambiental.

✅ IA predictiva y adaptativa: Sus algoritmos aprenden con el tiempo, ajustando recomendaciones según cambios en la ocupación, horarios o preferencias de los usuarios.

✅ Integración multisistema: Compatible con calendarios, CRM, apps de colaboración y IoT, lo que la hace ideal para entornos corporativos complejos.

✅ Escalabilidad: Funciona desde